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Kategorie: LkSG

Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Die Pflicht, eine Beschwerdestelle nach den gesetzlichen Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) ab spätesten dem 01.01.2024 einzurichten, rückt für Unternehmen, die in der Regel mindestens 1000 Arbeitnehmer beschäftigen, immer näher. Für Unternehmen, die in der Regel mindestens 3000 Arbeitnehmer beschäftigen, muss eine Beschwerdestelle bereits eingerichtet worden sein. Zu den Meldesystemen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und dem LkSG wurde bereits im Februar 2023 ein Newsletterartikel unsererseits veröffentlicht.

Pflicht zur Einrichtung einer Beschwerdestelle

Gemäß § 8 Abs. 1 LkSG müssen Unternehmen, die in den Geltungsbereich des LkSG fallen, ein angemessenes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einrichten. Das Beschwerdeverfahren dient als Kernelement der Sorgfaltspflichten dazu, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen zu melden, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder entlang der Lieferkette (z.B. bei dem unmittelbaren Zulieferer) entstanden sind.

Die Unternehmen haben hierbei zum einen die Möglichkeit, eine oder mehrere interne Beschwerdestellen (eine Meldestelle für interne Mitarbeiter und eine Meldestelle für Dritte) einzurichten. Des Weiteren können Unternehmen sich aber auch an einem unternehmensübergreifend externen Beschwerdeverfahren beteiligen gemäß § 8 Abs. 1 Satz 6 LkSG. Darunter versteht man insbesondere Beschwerdemechanismen, die von Branchenverbänden eingerichtet werden.

Der Zugang zu einer Beschwerdestelle muss sowohl den Arbeitnehmern der Unternehmen entlang der Lieferkette (auch unmittelbaren Zulieferern) als auch sonstigen Personen (z.B. Anwohnern rund um die lokalen Standorte) offenstehen. Hierbei gilt es zu beachten, dass eine eigene Verletzung oder Betroffenheit von der Risikolage auf Seiten des Hinweisgebers nicht erforderlich ist. Zudem können Hinweise auch von Minderjährigen abgegeben werden. Die Abgabe von anonymen Hinweisen ist ebenfalls gesetzlich zulässig.

Empfehlenswert kann es in diesem Zusammenhang auch sein, dass unmittelbare Zulieferer selbst eine Meldestelle einrichten, um menschrechtliche und umweltbezogene Missstände oder Risiken im eigenen Unternehmen frühestmöglich zu beseitigen oder gar gänzlich zu verhindern. Womöglich sind viele der Zulieferer ohnehin aufgrund des HinSchG bereits jetzt oder spätestens ab dem 17.12.2023 gesetzlich dazu verpflichtet, eine solche interne Meldestelle einzurichten. Diese kann unter Umständen auch als Beschwerdestelle im Sinne des LkSG genutzt werden. Durch die Einrichtung einer solchen Beschwerdestelle, bei der eben auch menschrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen gemeldet werden können, könnten sich unmittelbare Zulieferer erheblich von anderen Konkurrenten abheben und zielgerichtet dazu beitragen, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen des LkSG erfüllen. Denn ohnehin werden vor allem die unmittelbaren Zulieferer von den vom LkSG betroffenen Unternehmen dazu aufgefordert werden, bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des LkSG mitzuwirken.

Wesentliche Pflichten der Beschwerdestelle

Sobald eine Meldung bei der Beschwerdestelle eingegangen ist, muss der Eingang der Meldung bestätigt werden. Eine konkrete Frist, bis wann eine solche Eingangsbestätigung erfolgen muss, ist gesetzlich nicht festgelegt. Dennoch sollte die Eingangsbestätigung im Hinblick auf den Zweck der Vorschrift zügig erfolgen. Der Eingang des Hinweises ist intern zu dokumentieren.

Darüber hinaus sollte laut der Handreichung des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) der Hinweisgeber auch über die nachfolgenden Schritte (u.a. den aktuellen Stand des Verfahrens) sowie den zeitlichen Verlauf des Verfahrens und seine Rechte bzgl. des Schutzes vor Benachteiligungen bzw. Bestrafung informiert werden.

Erörterungspflicht und einvernehmliche Streitbeilegung

Weiterhin muss gemeinsam mit dem Hinweisgeber der Sachverhalt näher erörtert werden. Es muss daher ein konkreter Austausch mit dem Hinweisgeber stattfinden, um den Sachverhalt umfassend aufzuklären und Missstände/Risiken zu beheben. Die Erörterung sollte vorzugsweise mündlich (in Präsenz, telefonisch oder per Videokonferenz) stattfinden, um einen aufwändigen Schriftverkehr zu vermeiden. Eine schriftliche Erörterung ist jedoch gesetzlich ebenfalls zugelassen. Die wesentlichen Gesprächsinhalte sollten protokolliert werden. Empfehlenswert ist, die Personen, die diese Gespräche mit dem Hinweisgeber durchführen, entsprechend zu schulen, vor allem in Fällen, in denen Hinweisgeber von Risiken bzw. Verletzungen stark betroffen oder ggf. auch traumatisiert sind.

Es besteht auch die Möglichkeit, dem Hinweisgeber die Option einer einvernehmlichen Streitbeilegung gemäß § 8 Abs. 1 LkSG aufzuzeigen. Im Rahmen der einvernehmlichen Streitbeilegung suchen die beteiligten Parteien einen vermittelnden neutralen Dritten auf, um gemeinsam zu einer einvernehmlichen Lösung zu gelangen. Die einvernehmliche Streitbeilegung hat unter anderem den Vorteil, Kosten zu vermeiden, die aufgrund von langwierigen Verhandlungen oder Untersuchungen anfallen würden.

Veröffentlichung einer Verfahrensordnung

Des Weiteren werden die Unternehmen dazu verpflichtet, eine Verfahrensordnung in Textform zu veröffentlichen. Nähere Bestimmungen, welche inhaltlichen Aspekte in der Verfahrensordnung geregelt sein müssen, sind im Gesetzeswortlaut nicht enthalten. Es ist jedoch empfehlenswert, u.a. über die eingerichteten Beschwerdekanäle zu berichten, die Zuständigkeit und Erreichbarkeit näher zu benennen sowie Informationen darüber zu erteilen, dass der Hinweisgeber keine Repressalien aufgrund der Abgabe eines Hinweises zu befürchten hat, und vieles mehr.

Eignung und Qualifikation von zuständigen Personen

Die von dem Unternehmen mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen müssen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere müssen sie unabhängig sein und dürfen an Weisungen nicht gebunden sein (d.h. die zuständigen Personen dürfen nicht in einem Abhängigkeitsverhältnis zu den Konfliktparteien stehen und auch nicht deren Weisungen unterworfen sein). Sie sind zudem zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Durchführung der Überprüfung

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens muss mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft werden, wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss gemäß § 8 Abs. 5 LkSG (z.B. durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes). Die Maßnahmen sind bei Bedarf unverzüglich zu wiederholen.

Nutzung der internen Meldestelle nach dem HinSchG als Beschwerdestelle

Viele Unternehmen werden aufgrund des bereits geltenden HinSchG eine interne Hinweisgebermeldestelle eingerichtet haben. Es kann daher ratsam sein, zu prüfen, ob diese bereits bestehenden Meldestellen auch als Beschwerdestelle gemäß dem LkSG genutzt werden können. Grundsätzlich ist es zulässig, eine eingerichtete interne Meldestelle auch als Beschwerdestelle nach dem LkSG zu nutzen. Unternehmen sollten demnach prüfen, ob Ihre interne Meldestelle auch die Möglichkeit eröffnet, Hinweise über menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen entgegenzunehmen. Zudem müsste die interne Meldestelle dann aber auch so ausgestaltet sein, dass Dritte Zugang zu dieser Meldestelle erlangen können. Unternehmen sollten daher genau prüfen, ob ihre nach dem HinSchG eingerichtete interne Meldestelle auch als Beschwerdestelle gemäß § 8 LkSG genutzt werden kann und hierbei alle rechtlichen Anforderungen, die das LkSG stellt, erfüllt sind.

Ausblick

Unternehmen sollten die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens als Chance ansehen. Denn Beschwerdeverfahren können dazu beitragen, dass Unternehmen aufgrund eingehender Hinweise Nachschärfungen bei der eigenen Risikoanalyse vornehmen. Weiterhin kann durch Rücksprache mit dem Hinweisgeber in vielen Fällen eine schnelle Abhilfe der bestehenden Missstände bzw. möglichen Risiken geschaffen werden. Unser kompetentes Compliance-Team berät Sie gern bei rechtlichen Fragen, die hinsichtlich der Einrichtung einer Beschwerdestelle entstehen sowie zu allgemeinen Rückfragen hinsichtlich der gesetzlichen Regelungen des LkSG. Auch unmittelbare Zulieferer werden von nach dem LkSG verpflichteten Unternehmen dazu aufgefordert werden, ggf. selbst ein solches Beschwerdesystem einzuführen oder andere Vertragsbedingungen zu unterzeichnen, um den Anforderungen des LkSG gerecht zu werden. Hierbei unterstützt Sie unser Compliance-Team jederzeit gern.

Kleine und mittlere Unternehmen in der Lieferkette (LkSG)

Im Zusammenhang mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) hat das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) eine Handreichung mit den aus seiner Sicht wichtigsten Fragen und Antworten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zur „Zusammenarbeit in der Lieferkette zwischen verpflichteten Unternehmen und ihren Zulieferern“ veröffentlicht. Dies soll den Zulieferern, die selbst nicht durch das LkSG verpflichtet sind, einen Leitfaden an die Hand geben, wie sie mit Forderungen von großen Kunden, die selbst durch das LkSG verpflichtet sind, am besten umgehen.

Keine gesetzlichen Pflichten der KMU aus LkSG

Das BAFA stellt sogleich klar, was der Zulieferer – zumindest nach dem Gesetz – nicht zu leisten hat: Er muss keine eigene Risikoanalyse durchführen, keine Präventions- und Abhilfemaßnahmen prüfen, kein eigenes Beschwerdeverfahren einrichten und keine Berichte an die BAFA übermitteln.

Beanspruchung der KMU durch Vertragspartner

Sodann gibt das BAFA allerdings zu, dass die verpflichteten Unternehmen ihre eigenen Sorgfaltspflichten nur mithilfe ihrer Zulieferer erfüllen können – dies liegt in der Natur der Sache, da es um die Einhaltung von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Standards in der Lieferkette geht. Nun möchte das BAFA kleine und mittlere Unternehmen vor übergriffigen Kunden warnen, die von ihren Zulieferern wahllos Informationen anfordern oder gar versuchen, ihren eigenen LkSG-Pflichten dadurch zu entgehen, dass sie diese auf ihre Zulieferer abwälzen.

Abwehr von pauschaler und überfordernder Inanspruchnahme

So rät das BAFA den KMU, bei der Anforderung von Daten durch den Kunden auf die Begründung zu achten – nämlich die, dass eine Risikoanalyse durchgeführt wurde und sich daraus gewisse Fragen an den Zulieferer ergeben – und diese gegebenenfalls einzufordern. Außerdem ermahnt das BAFA die KMU, ihren Kunden keine Geschäftsgeheimnisse preiszugeben, was im Grunde selbstverständlich ist.

Zulieferer sollten einem verpflichteten Unternehmen, so rät das BAFA richtigerweise, nicht pauschal die Erfüllung aller Pflichten aus dem LkSG – die diese ohnehin nicht treffen – und die Einhaltung aller LkSG-Standards in ihren Lieferketten gewährleisten. Durch dieses Zusicherungsverlangen, so das BAFA, würde das verpflichtete Unternehmen gegen das LkSG verstoßen.

Verlangt ein Kunde die Beteiligung an Präventionsmaßnahmen, beispielsweise an Schulungen, von seinem Zulieferer, sollte letzterer sich vom Kunden konkret darlegen lassen, welche Risiken durch diese Maßnahme minimiert werden sollen. Erst recht sollte der Zulieferer das Konzept seines Vertragspartners hinterfragen, wenn die Durchführung von Abhilfemaßnahmen, die ihn womöglich überfordern, von ihm verlangt wird.

Strategie und Ausblick für KMU

So recht das BAFA mit seinen Hinweisen hat, zeigt es eine konfrontative Situation zwischen vom LkSG verpflichteten Unternehmen und ihren Zulieferern auf, die zwar entstehen kann, aber nicht muss. Zunächst ist es unwahrscheinlich, dass der modus operandi von großen Unternehmen darin bestehen wird, alle Zulieferer unabhängig vom festgestellten Risiko in derselben Weise in die Pflicht zu nehmen, da das Risikomanagement für die Unternehmen einen großen Aufwand darstellt. So werden sie froh sein, einen Großteil ihrer Zulieferer in die Kategorie „geringes Risiko“ einteilen zu können, was dann ihrerseits weniger Aufwand und weniger „Eingriffe“ in den Geschäftsbereich des Zulieferers bedeutet.

Sodann sind die Zulieferer gut beraten, ihrerseits eine aktive Herangehensweise an die Problematik des LkSG und eine entsprechende Strategie zu entwickeln. Dies hat zwei Gründe:

Erstens bringt es die KMU im „Ranking“ der großen Unternehmen nach oben, wenn sie ihnen eine Kooperation anbieten und ein eigenes Risikomanagement, etwa mit einem eigenen Beschwerde- und Abhilfeverfahren, einrichten. Dies stärkt gleichzeitig ihre Verhandlungsposition gegenüber den großen Kunden im Vergleich zu der Situation, in welcher sie sich den Umgang mit Risiken vom Vertragspartner „diktieren“ lassen.

Zweitens hat die EU-Kommission bereits im Februar 2022 einen Richtlinienvorschlag über die Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Hinblick auf Nachhaltigkeit (Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D)) erlassen, welcher in seinem Anwendungsbereich deutlich mehr Unternehmen erfasst als das deutsche LkSG. Betroffen werden Unternehmen schon ab einer Schwelle von 500 Mitarbeitern und einem Nettoumsatz von 150 Mio. € im letzten Geschäftsjahr sein. Darüber hinaus werden Unternehmen, die diese Schwelle zwar nicht erreichen, jedoch in einem risikobehafteten Sektor (etwa der Textil- und Lebensmittelindustrie) mehr als 50 % ihres Nettoumsatzes erzielen, mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigen und einen Nettoumsatz von mehr als 40 Mio. € im vergangenen Geschäftsjahr ausweisen, gemäß dem Richtlinienentwurf verpflichtet werden. Hier lohnt sich eine vorausschauende Planung der betroffenen Unternehmen im Hinblick auf die eigenständige Erfüllung von Sorgfaltspflichten. Diesen und den als Zulieferer durch das LkSG betroffenen Unternehmen stehen wir beim Umgang mit den sich hieraus ergebenden Herausforderungen zur Seite.

Mögliche Pflichten von Zulieferern nach dem LkSG

Nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (kurz: Lieferkettengesetz bzw. LkSG verpflichtete Unternehmen – also solche, die im Inland mindestens 3.000, ab 1. Januar 2024 mindestens 1.000 Arbeitnehmer haben – haben durch das LkSG keine neuen gesetzlichen Rechte erhalten, um die Einhaltung der geforderten Sorgfaltspflichten innerhalb der Lieferkette durchzusetzen. Deshalb müssen sie, um ihren Sorgfaltspflichten gerecht zu werden, ihren unmittelbaren Zulieferern gewisse vertragliche Pflichten auferlegen.

Compliance und Weitergabe-Klauseln

So sind die Unternehmen gem. § 6 IV Nr. 3 LkSG ausdrücklich dazu verpflichtet, von ihren unmittelbaren Zulieferern die Einhaltung der „von der Geschäftsleitung des Unternehmens verlangten menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen“ sowie deren „angemessene Adressierung“ entlang der Lieferkette zu verlangen.

Auditierungsklauseln

Zur Durchführung der vom LkSG geforderten Risikoanalyse bei einem unmittelbaren Zulieferer und zur Kontrolle der Wirksamkeit von Präventionsmaßnahmen gem. § 6 IV Nr. 4, V LkSG werden Unternehmen mit ihren Zulieferern Audit-Klausel vereinbaren, welche ihnen in Bezug auf den Betrieb des unmittelbaren Zulieferers gewisse Einsichts- und Prüfungsrechte gewähren.

Schulungen und Weiterbildungen

Da die Unternehmen nach § 6 IV Nr. 3 LkSG verpflichtet sind, bei dem unmittelbaren Zulieferer Schulungen und Weiterbildungen zur Durchsetzung von dessen vertraglichen Zusicherungen durchzuführen, bietet sich die vertragliche Verankerung einer diesbezüglichen Duldungs- bzw. Durchführungspflicht an.

Duldung von Abhilfemaßnahmen und Kündigung als ultima ratio

Sollte eine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht im Geschäftsbereich des unmittelbaren Zulieferers eingetreten sein oder unmittelbar bevorstehen, sind die Unternehmen nach § 7 LkSG verpflichtet, Abhilfemaßnahmen zu ergreifen. Auch dies ist nur möglich, wenn sich der Zulieferer zuvor zur Duldung oder zur eigenhändigen Umsetzung der vom Kunden eingeleiteten Abhilfemaßnahmen verpflichtet hat. Bei einer schwerwiegenden Verletzung von Sorgfaltspflichten durch den unmittelbaren Zulieferer ist das Unternehmen unter Umständen sogar zum Abbruch der Geschäftsbeziehung mit dem Zulieferer verpflichtet, was ein spezielles, vertraglich verankertes Sonderkündigungsrecht voraussetzt.

Weitergabe der Sorgfaltspflichten in der Lieferkette

Die „angemessene Adressierung“ der menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen entlang der Lieferkette dürfte für die mittelständischen Zulieferer die schwierigste Aufgabe darstellen. Was genau damit gemeint ist, geht aus dem Gesetzestext nicht eindeutig hervor. Die Gesetzesbegründung zum LkSG spricht hier von einer „Weitergabeklausel“, mit welcher der Vertragspartner verpflichtet werden soll, „den Lieferantenkodex auch gegenüber seinen eigenen Vertragspartnern durch geeignete vertragliche Regelungen durchzusetzen“. Dies würde bedeuten, dass bloße „Bemühensklauseln“ in der vertraglichen Ausgestaltung nicht ausreichen und die Zulieferer verpflichtet würden, ihre eigenen Zulieferer mit geeigneten vertraglichen Sanktionsmechanismen zur Einhaltung der geforderten Sorgfaltspflichten zu zwingen.

Sorgfaltspflichten in Bezug auf mittelbare Zulieferer

Wie weit die vertragliche Verpflichtung im Sinne einer „angemessenen Adressierung“ gegenüber den Zulieferern des Zulieferers tatsächlich gehen soll, dürfte allerdings im Wesentlichen davon abhängen, ob die direkt nach dem LkSG verpflichteten Unternehmen Sorgfaltspflichten auch in Bezug auf ihre mittelbaren Zulieferer treffen. Diese werden sie mangels vertraglicher Beziehungen zu ihren mittelbaren Zulieferern nur über die vertragliche Verpflichtung ihrer direkten Zulieferer erfüllen können.

Der Gesetzgeber ist hier einen Mittelweg gegangen und erlegt den Unternehmen gem. § 9 III LkSG lediglich dann Sorgfaltspflichten in Bezug auf ihre mittelbaren Zulieferer auf, wenn ihnen tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, „die eine Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflicht bei mittelbaren Zulieferern möglich erschienen lassen (substantiierte Kenntnis).“ So muss das Unternehmern bei seinen mittelbaren Zulieferern eine Risikoanalyse durchführen, wenn es von einer konkreten möglichen Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht erfährt – allerdings nur im Hinblick auf diese mögliche Verletzung. Dies kann etwa der Fall sein, wenn branchen- und/oder länderspezifisch eine Verletzung etwa des Verbots der Kinderarbeit durch den mittelbaren Zulieferer naheliegt, wobei eine Konkretisierung des Begriffs der „substantiierten Kenntnis“ durch die Rechtsprechung noch aussteht.

Sollte das Unternehmen feststellen, dass eine Verletzung beim mittelbaren Zulieferer eingetreten ist, muss es gem. § 9 III Nr. 3 LkSG ein Konzept zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung der Verletzung erstellen. Das Versäumnis, ein Abhilfekonzept zu erstellen oder umzusetzen, ist bußgeldbewehrt.

Konsequenzen für Vertragsgestaltung mit unmittelbaren Zulieferern

Auch wenn die Pflichten in Bezug auf mittelbare Zulieferer schwächer ausgestaltet sind und vor allem das Sanktionsrisiko für das Unternehmen geringer ist als im Bereich der unmittelbaren Zulieferer, ist es somit denkbar, dass mittelständische Zulieferer von ihren Kunden vertraglich zu einer angemessenen Auswahl, Verpflichtung und Kontrolle ihrer eigenen Zulieferer im Hinblick auf die Einhaltung der weitergegebenen menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen angehalten werden, sofern bei diesen ein menschenrechts- oder umweltbezogenes Risiko nicht ausgeschlossen ist. Dies würde zumindest dem mit dem LkSG verfolgten Ziel – der Verbesserung der internationalen Menschenrechtslage – entsprechen. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) empfiehlt den Unternehmen sogar, mittelbare Zulieferer auch in die regelmäßige, anlasslose Risikoanalyse zu integrieren. Ob und in welchem Ausmaß eine aus entsprechenden Vertragsklauseln folgende Einschränkung der Privatautonomie der unmittelbaren Zulieferer AGB-rechtlicher Kontrolle standhalten wird, ist abzuwarten. Für eine Beratung zum Lieferkettengesetz stehen wir von MKM + Partner gerne zur Verfügung.